Exposição fiscal:os riscos relacionados à gestão de NFC-e

Exposição fiscal:os riscos relacionados à gestão de NFC-e

A partir de 2014 os diferentes estados brasileiros colocaram em prática o projeto da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), que segue em fase final de implementação em algumas poucas localidades, como Minas Gerais. Em 2016 o seu uso se tornou mais amplo, mas o fato é que há um caminho sem volta: a tecnologia fiscal passou a ser obrigatória e decisiva para a excelência tributária.

A solução substitui de maneira eletrônica todos os documentos fiscais do varejo que anteriormente eram físicos, em papel. Com isso, entre outros impactos, houve um aprimoramento no controle fiscal pelos órgãos responsáveis. E não cumprir as normas de conformidade pode gerar penalidades e consequências relevantes, desde sanções até multas e complicações com clientes e fornecedores.

Baixe aqui nosso [Infográfico] Exposição Fiscal: dicas para evitar riscos relacionados à gestão fiscal 

Emissão  

O cenário ideal para estar dentro da legislação atual é ter um processo de emissão seguro e alinhado às normas de cada estado. Para isso, é preciso trabalhar com uma solução que esteja devidamente configurada para este fim, desde a conformidade com cada Sefaz e com a documentação e liberação de cada Estado até a comunicação com o Token. Tenha certeza de que testes e evidências de funcionamento estão sendo realizados para evitar ou antecipar qualquer necessidade ou problema antes da inauguração ou da migração de uma loja.

Para garantir que o ambiente esteja adequado para operar a emissão, outros itens importantes são: checar se a ferramenta utilizada está em dia com os licenciamentos dos softwares e dos certificados necessários, além dos requisitos de infraestrutura, como conectividade e equipamentos disponíveis no PDV, como a impressora.

E, por fim, mesmo com todo o planejamento, os obstáculos aparecem. E, para estas situações não pode ficar de fora o cuidado com as emissões em contingência por falha de comunicação, timeout ou por rejeição.

Regularização das Contingências

Outro ponto de atenção deve ser contratar um serviço que garanta a capacidade de processamento e antecipação de eventuais sobrecargas, sabendo tratar as exceções. Para isso, o escopo deve envolver o volume de contingências esperadas, o volume de pendências esperadas a serem tratadas e a média de rejeições (já que existem mais de 600 situações que podem gerar essa situação). E, o processo precisa permitir a correção das rejeições e o reenvio das correções à Sefaz.

Divergências e Auditorias

É primordial certificar-se de que todas as vendas tenham acobertamento fiscal e estas notas estejam compliance com as regras da Sefaz. Ou seja, para tornar a operação do varejista mais produtiva e permitir que seu time foque em questões prioritárias para o desempenho do negócio, a indicação é escolher com cuidado uma solução que identifique, mas que também trate as divergências, como as vendas sem notas correspondentes, as notas sem vendas correspondentes, as notas emitidas em contingência sem autorização da Sefaz e as notas emitidas em contingência que foram rejeitadas pela Sefaz.

E é possível ir além e escolher pelas opções que também atuam com auditoria, cujos profissionais cuidam de toda a extração de dados do banco (mesmo daqueles com mais de quatro anos de emissão) com agilidade para resolver qualquer indício de falta de conformidade.

Guarda adequada dos dados

Cada Sefaz é livre para estabelecer suas próprias regulamentações. Entretanto, algo em comum para todas elas é que há um período posterior à emissão dos documentos fiscais que é obrigatória a guarda. Por isso, é indicado contar com o armazenamento dos cupons, do histórico e do protocolo Sefaz e ainda mais efetivo se isso for feito em um repositório adequado que facilita eventuais consultas e fiscalizações. Para isso, priorize sistemas que contem com infraestrutura que atenda pré-requisitos internacionais de segurança e que atenda serviços como guarda segura, backup, contingência em caso de falha do backup, acesso online para auditorias e capacidade de retenção das informações.

Valor agregado

Se você busca ir além e fazer mais com praticamente a mesma estrutura que já possui, a tecnologia fiscal pode oferecer complementos de valor agregado que geram dados e inputs relacionados às áreas de experiência do consumidor, live data, performance operacional e inteligência de mercado que muitas vezes o varejista não se atenta. A NFC-e proporciona a coleta de informações em tempo real de cada ponto de venda. Seus subsídios criam para o varejista a possibilidade de reagir enquanto o consumidor ainda está presente ou até mesmo de corrigir o desempenho de uma loja em tempo real. E isso permite, por exemplo, direcionar a área de marketing para guiar políticas de cross selling, up selling e fidelização.

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