Os 10 erros de Compliance em América Latina

Os 10 erros de Compliance em América Latina

Para que as empresas na América Latina reduzam seus riscos de multas, penalidades e interrupções operacionais no compliance, é importante entender e gerenciar os mandatos regulatórios de faturamento eletrônico que está em constante mudança em toda a região. Embora o Compliance proativo pode melhorar a eficiência operacional, agilizar processos e aumentar o fluxo de caixa, muitas empresas não possuem processos estratégicos para combater erros comuns de Compliance.

A seguir estão os 10 principais erros de Compliance que estão custando às empresas tempo e dinheiro. Confira.

  1. Falha ao identificar seus ERPs como um sistema de registro de Compliance – As empresas geralmente usam varias soluções porque os ERPs, por si só, não oferecem conformidade da empresa para o governo, sem vários complementos de terceiros. Isso cria um pesadelo na equipe de suporte, pois as discrepâncias entre os sistemas corporativo de registro, os sistemas externos e o que é relatado ao governo criam enormes riscos fiscais e de auditoria.
  2. Não importar automaticamente o XML de fornecedor para o ERP – As empresas precisam identificar um sistema que possa importar automaticamente as NFs para o sistema de registro como documentos aprovados pelo governo. Ao fazê-lo, haverá uma pista verificável no caso de uma auditoria.
  3. Utilização de entrada manual de dados – Sistemas exigem que as empresas insiram dados manualmente não são apenas ineficientes e demorados, mas também extremamente arriscados, pois erros tão pequenos quanto de digitação podem levar a multas desnecessárias.
  4. Descuidando a conformidade – Como resultado de novos requisitos de relatórios, é essencial que os negócios sincronizem seus dados diários com os relatórios enviado no final do mês ou no período de arquivamento especifico. Para muitas empresas, no entanto, os dados usados para relatórios transacionais são separados dos sistemas que produzem relatórios de IVA. Isso torna difícil a conformidade e a determinação dos órgãos fiscais.
  5. Falha na manutenção de arquivos – As empresas devem utilizar uma solução que mantenha continuamente arquivos e registros de XML. Não fazer isso resulta em trabalho extra para validar documentos de conformidade e cálculos de impostos no caso de uma auditoria. Na maioria dos casos, também viola as regulamentações de faturação e contabilidade eletrônica, resultando em multas e penalidades adicionais.
  6. Tentativa de gerenciar manualmente a entrada de documentos- Um processo de entrada de documentos manual baseado em papel não requer apenas recursos internos significativos, mas também aumenta o risco de erro. Esse processo pode e deve ser automatizado para melhorar a eficiência e garantir a precisão.
  7. Subestimar o ritmo da mudança – Os mandatos de conformidade são continuamente atualizados. Com mais processos de negócios afetados, incluindo contabilidade, operações e recursos humanos, sua solução deve ser capaz de acompanhar as mudanças continuas.
  8. Despesas de manutenção e suporte Gerenciar conformidade internamente requer até 11 funcionários em tempo integral, incluindo pessoa para monitorar e gerenciar atualizações de regulamentos, problemas de middleware e ERP, bem como desenvolvedores, analistas financeiros e muito mais. Combinado com os altos custos de TI associados ao gerenciamento de mudanças, e a conformidade facilmente chega a uma cifra de seis números – por país!
  9. Não ter um plano de contingência – Em muitos países, documentos aprovados pelo governo são necessários para enviar legalmente. São necessários processos BackUp integrados para garantir que haja interrupções em suas operações comerciais e que você sempre possa enviar e receber mercadorias.
  10. Deixar de trabalhar com fornecedores de soluções que oferecem equipes de suporte a idiomas locais – A conformidade em si é um grande esforço das empresas, imagine não ter acesso a uma equipe de suporte local que fale seu idioma. Isso poderia tornar eventos simples num pesadelo ainda maior para as empresas na América Latina.

Fale conosco!

Para evitar esse erros comuns de conformidade, as empresas na América Latina devem trabalhar com um provedor de soluções que ofereça uma abordagem estratégica e proativa ao gerenciamento de compliance.

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